5 cosas que debes saber al buscar una nueva oficina

Tu empresa necesita un nuevo espacio de oficinas. ¿Por dónde empezar? ¿Cuánto va a costar? ¿Cuánto tiempo necesitas?

Aquí 5 cosas que debes saber para asegurarte de elegir el espacio adecuado, calcular tus tiempos y estimar tus costos.

1. ¿Cuánta área necesitas?

Para calcular el área de oficina que necesitas puedes usar un referente de 9.5 m2 por persona, esto incluye las áreas de circulación y servicios básicos. Además debes considerar los requerimientos especiales de tu empresa. Ejemplo: si necesitas un área de exhibición, depósitos, espacios para brainstorming, etc.

También debes tener en cuenta que la ley exige un área de Lactario de 10 m2 como mínimo a las empresas con 20 o más trabajadoras mujeres entre 15 y 49 años. Para este cálculo no solo debes considerar a las trabajadoras en planilla, sino a las contratadas bajo cualquier régimen laboral.

A fin de obtener el mayor beneficio del área de tu oficina te conviene analizar edificios que cuenten con espacios de uso común como comedores de personal y salas de conferencia, ya que ello te permitiría prescindir de esas áreas dentro del espacio a alquilar o comprar.

2. ¿Cuánto te costará alquilar una oficina?

Dependiendo de la ubicación del edificio, su categoría y los servicios que ofrezca (áreas comunes, derecho de uso a salas, seguridad, gimnasio, bar, etc.) los precios pueden variar entre los $12.50 a $20 x m2. Las oficinas de gran metraje tienden a tener costos más bajos por m2 que una oficina de metraje pequeño en el mismo edificio.

Así mismo debes considerar un costo de mantenimiento mensual de alrededor de US $ 3.00 x m2.

3. ¿Cuánto te costará habilitar una oficina?

Los costos son variables de acuerdo a la complejidad de cada proyecto, el tipo de mobiliario que elijas, si deseas considerar sistemas especiales como CCTV o automatización, y la calidad o cantidad de acabados que consideres.

Puedes usar el siguiente rango referencial para costos de implementación al 100% (incluido el mobiliario, listo para recibir al usuario):

a. Oficina Premium: $600 a $750 x M2.

b. Oficina Standard: $500 a $600 x M2.

Algunos costos de implementación son recuperables. Ejemplo: decidirse por un sistema de Aire Acondicionado de última generación te significará una mayor inversión inicial, pero un menor consumo de energía que permite recuperar la inversión a partir del segundo año. Del mismo modo, utilizar luces LED incrementa tu presupuesto de habilitación pero también reduce tu consumo de energía y presupuesto de mantenimiento al largo plazo.

Considera también que para una oficina de pocos metros el precio de habilitación por m2 se eleva ya que en metrajes altos se diluyen varios costos.

4. ¿Cuánto tiempo tomará habilitar tu nueva oficina?

La implementación de un espacio corporativo se realiza en dos etapas, para las cuales puedes considerar los siguientes tiempos referenciales:

a. Diseño de proyecto, revisiones y presupuestos – 4 semanas

b. Obra – 6 a 12 semanas, dependiendo de la complejidad del proyecto y de si los acabados y equipos seleccionados se encuentran en el mercado local o son de importación.

5. ¿Cómo obtener tu Licencia de Funcionamiento?

El proceso para la obtención de tu licencia de funcionamiento tiene dos partes:

a. Obtención del Certificado de Defensa Civil (INDECI)

b. Emisión de la Licencia de Funcionamiento por el Municipio correspondiente.

A mayor área o mayor el número de ocupantes en tu oficina, mayores serán los requisitos para la obtención del certificado. En cualquiera de los casos necesitarás como mínimo de planos firmados por un arquitecto, por lo que lo mejor es buscar asesoría a un experto en seguridad o que solicites al estudio de arquitectura con el que estés trabajando que lo incluya como parte de su servicio.

Considerar que el tiempo promedio para la obtención de la licencia es de 20 días.

Es importante confirmar que el edificio donde estés comprando o alquilando tenga ya la licencia de sus áreas comunes. Mientras el edificio no está debidamente certificado, tu oficina no podrá obtener una Licencia.

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